25 Nov

Checklisten – Effizienzsteigerung durch Checklisten

Erleichtere Dir Dein Leben und mache Dinge wiederholbar

Viele Bereiche unseres Lebens erfordern mehrere Handlungsschritte. Sobald wir Dinge zum ersten Mal tun, zum Beispiel ein Bewerbungsgespräch führen, sammeln wir dabei Erfahrungen. Diese Erfahrungen werden mit jedem neuen Bewerbungsgespräch erweitert. Wäre es da nicht sinnvoll, all Deine erworbenen Erfahrungen für die Zukunft nutzbar zu machen? In vielen Bereichen Deines Privat- und Berufslebens kann ein “Programmieren” bevorstehender Tätigkeiten Dir sehr viel Zeit und Stress ersparen. Ein hilfreiches Mittel dafür sind ganz einfache Checklisten.

Jeder hat schon einmal einen Einkaufszettel geschrieben, damit man im Laden auch wirklich an alles denkt, nichts vergisst – eben effizienter einkauft. Das Prinzip der Checkliste kannst Du Dir bei vielen Tätigkeiten zu Nutze machen: Bei Arbeitsabläufen, Verhandlungen, Besprechungen, Diskussionen und und und.

 

Entwerfen einer Checkliste

Checklisten sollen Dir die Möglichkeit geben, Tätigkeiten zu systematisieren, somit delegieren zu können und letztlich dadurch Deine Effizienz und Deinen Erfolg zu steigern.

Wenn Du für eine bestimmte Tätigkeit eine Checkliste erstellen willst, dann gehe in Gedanken alle Schritte dieser Tätigkeit durch. Schreibe die einzelnen Schritte auf. Überprüfe die Checkliste mehrmals und achte dabei darauf:

  • klar, präzise und eindeutig zu formulieren – missverständliche Formulierungen sollten vermieden werden,
  • beschränke Dich auf die relevanten Arbeitsschritte,
  • nenne gegebenenfalls beteiligte Personen und
  • mache konkrete Terminangaben.

Wenn Du Deinen Kriterienkatalog auf diese Weise anlegst und anwendest, kannst Du Tätigkeiten ruhigen Gewissens delegieren und dennoch immer alle Ergebnisse objektiv nachvollziehen. Selbstverständlich solltest Du  bei Bedarf Deine so erstellten Checklisten immer wieder überprüfen und ergänzen.

Versuche es doch gleich für die Planung einer kommenden Feier. Dazu bieten sich beispielsweise folgende Leitfragen an, nach denen Du Deine Checkliste erstellen kannst: Welcher Ort ist (warum) geeignet? Welches Mobiliar und was für eine Dekoration bietet sich an? Was soll es an Verpflegung (Essen und Trinken) geben? Wer sind zur Vorbereitung geeignete Personen? Soll es ein Programm geben und wie sollte ein solches aussehen (Musik, Band, Tanzen, Spiele)?

 

Technik ist nur ein Hilfsmittel

Ganz einfach dokumentiert man das Ganze mit einem Zettel und einem Stift. Selbstverständlich gibt es auch jede Menge Apps, die Dir diese Arbeit abnehmen bzw. unterstützen können. Das Tool, was ich seit Jahren anwende ist Wunderlist. Es hat sich in der Praxis insofern bewährt, dass die inhaltliche Synchronisation mit weiteren Anwendern zeitlich 1:1 funktioniert. Das heißt, wenn ich beim Einkaufen bin, kann jemand von woanders fast gleichzeitig Eintragungen ergänzen und ich bekomme es noch direkt mit. Natürlich können das auch andere Apps, aber in der Praxis hat es bei Wunderlist am Besten funktioniert.

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