ZEITMANAGEMENT: ALPEN-METHODE

Schritt für Schritt zum Tagesplan

Der Weg zum perfekten Zeitmanagement führt immer über einen steilen Pfad – dem Zeitplan. Wie man den Gipfel erreicht, ohne sich dabei allzu sehr in langfristiger Planung zu verheddern, zeigt die so genannte ALPEN-Methode. Die ALPEN-Methode konzentriert sich einzig und allein auf den Tagesplan. Ein solcher Tagesplan ist besonders für „Zeitmanagement-Anfänger“ sinnvoller als gleich mit einer Wochen-, Monats- oder Jahresplanung zu starten.

Alpen-Methode

Der Tagesplan

Die ALPEN-Methode gilt als eine der schnellsten und einfachsten Methoden zum Erstellen eines Tagesplans. Erfinder dieser Methode ist der deutsche Redner und Ratgeberautor Prof. Dr. Lothar J. Seiwert. Anhand einer schriftlichen Planung wird der Tag anschaulich und kalkulierbar. Es geht darum, was du an einem Tag erreichen willst, was deine wichtigsten Aufgaben für den Tag sind und wann du dir die Zeit dafür nehmen willst. Der Einsatz von Pufferzeiten verhindert dabei, dass du dir zu viel vornimmst oder dein Tagesplan förmlich auseinanderfällt. Die APLEN-Methode verhilft dir in nur ca. acht Minuten und in fünf Schritten zu einem kompletten Tagesplan

5 Schritte in 8 Minuten

  • A = Aufgaben, Aktivitäten und Termine notieren

Los geht es bei der ALPEN-Methode mit einer To-Do-Liste. Dabei kommt es weder auf die zeitliche noch die qualitative Reihenfolge an. Denke beim Erstellen der Liste an langfristige Aufgaben und Verwaltungsaufgaben ebenso wie an Termine, die sich regelmäßig wiederholen. Auch Aufgaben, die am Vortag nicht bewältigt werden konnten oder die aktuell dazu gekommen sind, gehören in diesen Schritt der APLEN-Methode. Also Stift und Zettel in die Hand und los geht‘s.

  • L = Länge schätzen

Nun fordert die ALPEN-Methode dein Urteilsvermögen. Trage hinter jeder Aufgabe die Zeit ein, die du deiner Meinung dafür benötigst. Dieser Schritt der ALPEN-Methode ist auch psychologisch wertvoll. Mittels Zeitangabe setzt du dir selbst eine „Deadline“ – und arbeitest automatisch konsequenter. Zeit ist ein knappes Gut – gehe damit ebenso bewusst um wie mit deinem Geld. Du wirst staunen, wie viel du in relativ wenig Zeit schaffen kannst. Je öfter du diese Methode anwendest, desto leichter fällt es dir, die Dauer einzuschätzen. Weiter geht’s zum nächsten Schritt.

  • P = Pufferzeit einplanen

Man kann beim Erstellen seines Tagesplans noch so akribisch vorgehen, es kommt oft anders als man denkt. Nach der ALPEN-Methode verplane bitte daher von vornherein nur 60 Prozent deiner zur Verfügung stehenden Zeit. Die verbleibenden 40 Prozent in deinem Tagesplan können zur Hälfte für Störungen und Zeitdiebe verwendet werden. Auf diese Art und Weise „schenkt“ dir die ALPEN-Methode die 20 verbleibenden Prozent deiner Zeit, um zum Beispiel deine sozialen Kontakte zu pflegen oder spontanen Eingebungen zu folgen.  

  • E = Entscheidungen treffen

Dieser Punkt der ALPEN-Methode ist der schwierigste. Denn in der Regel neigen wir dazu, unseren Tagesplan bis in den letzten Winkel mit Aktivitäten auszufüllen und sind schließlich frustriert, weil wir unser selbst auferlegtes Pensum nicht erfüllen konnten. Die ALPEN-Methode ruft deshalb dazu auf, Prioritäten zu setzen, das Arbeitsvolumen zu reduzieren und die eine oder andere Aufgabe zu delegieren. Was nicht mehr in den Tagesplan passt, kannst du dir für deine Überstunden reservieren oder verschieben. Hier hilft dir auch die Eisenhower-Methode oder die ABC-Analyse, um Aktivitäten zu priorisieren.

  • N = Nachkontrolle

Im letzten Schritt der ALPEN-Methode ziehe ein Fazit – am Besten am Ende eines Tages. Nachdem du den gelaufenen Tag anhand deiner Planung auf Erledigtes und auf Unerledigtes überprüfst, übertrage die liegen gebliebenen Aufgaben in den neuen Tagesplan für den Folgetag. Die ALPEN-Methode übt so unbewusst Druck aus. Wenn du dieselben Aufgaben mehrfach in deinen Tagesplan überträgst, bist du bald genervt. Der Wunsch, die Aufgabe zu erfüllen, wird größer. Oder du stellst fest, dass sich die Sache mittlerweile sowieso erledigt hat.  

Fazit

Deine Arbeits- und Zeitplanung sollte NIEMALS ein starres System sein. Wenn du mit deiner Zeitmanagement-Methode zum Erfolg kommen willst, dann solltest du es als ein flexibles Instrument einsetzen und sich immer wieder den Gegebenheiten anpassen. Denn die Zeit wir sich niemals uns anpassen, also bleibt uns nichts anderes übrig, als uns ihr anzupassen. Je mehr du eine solche Methode anwendest und trainierst, umso schneller und stärker geht sie ins Blut über. Du wirst völlig automatisch deine Zeit effektiver zu handhaben wissen.

Neugierig geworden? In den nächsten Blogbeiträgen nehmen wir weitere Zeitmanagementsysteme unter die Lupe.

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Bildquellen: Pixabay / Pexels

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